Σελίδες

9 Ιουλίου 2013

Πως επιλέγουμε Εταιρία Δημοσίων Σχέσεων



1ο βήμα - Καθορίστε τους στόχους σας
Καθορίστε το ρόλο που θα διαδραματίσουν οι Δημόσιες Σχέσεις στο συνολικό πρόγραμμα επικοινωνίας καθώς και τους επιμέρους στόχους. Αυτό θα καθορίσει και το είδος της συνεργασίας που σας εξυπηρετεί. Για παράδειγμα, μπορεί να αναζητάτε έναν σύμβουλο χάραξης στρατηγικής για την επέκτασή σας σε νέες αγορές, ή να επικοινωνήσετε σε συνθήκες κρίσεως.

2ο βήμα - Καθορίστε τα εργαλεία
Επιλέξτε βάσει των στόχων εκείνα τα εργαλεία των δημοσίων σχέσεων τα οποία θεωρείτε καταλληλότερα για την υλοποίηση των στόχων καθώς και αυτά που ταιριάζουν στη δομή του οργανισμού σας. Αυτά θα οριοθετήσουν την εξειδίκευση την οποία θα πρέπει να αναζητήσετε.

3ο βήμα - Διερευνήστε τους διαθέσιμους πόρους
Η ύπαρξη συγκεκριμένου προϋπολογισμού θα βοηθήσει τους ενδιαφερόμενους να προβούν σε ρεαλιστικές προτάσεις. 

4ο βήμα - Έρευνα αγοράς
Ερευνήστε την αγορά δημοσίων σχέσεων προκειμένου να καταλήξετε στον τελικό κατάλογο με τις εταιρίες οι οποίες ταιριάζουν καλύτερα στις ανάγκες σας. Ο κατάλογος των μελών περιλαμβάνει τις μεγαλύτερες ελληνικές εταιρίες και διεθνή δίκτυα που λειτουργούν στη χώρα μας.


5o βήμα - Επικοινωνία με τις υποψήφιες εταιρίες.
Συντάξτε μία συνοπτική παρουσίαση της Εταιρίας σας η οποία ενδεικτικά θα περιλαμβάνει:
  • Εταιρικό προφίλ
  • Ομάδες κοινού-στόχος
  • Περιγραφή περιβάλλοντος στο οποίο δραστηριοποιείστε
  • Μελλοντικά σχέδια
  • Προϋπολογισμό του έργου
Περιγράψτε εν συνεχεία αναλυτικά τις ανάγκες, και τους στόχους σας. Όσο πιο συγκεκριμένη είναι η απεικόνιση αυτή τόσο ευχερέστερο θα είναι για την εταιρία - σύμβουλο να ανταποκριθεί στις πραγματικές σας απαιτήσεις. Φυσικά, στην πορεία και με τη βοήθεια της εταιρίας που θα επιλέξετε μπορείτε να εξειδικεύσετε ή και να αναθεωρήσετε τους στόχους. 
Τέλος, προσδιορίστε σε γενικές γραμμές τα κριτήρια βάσει των οποίων σκοπεύετε να επιλέξτε το συνεργάτη σας.

Ζητήστε από τις εταιρίες Δημοσίων Σχέσεων, που κρίνετε καταλληλότερες, να σας αποστείλουν παρουσιάσεις τους οι οποίες ενδεικτικά θα πρέπει να περιλαμβάνουν:


  • Εταιρικό προφίλ
  • Βιογραφικά στελεχών
  • Οικονομικά στοιχεία
  • Πελατολόγιο
  • Ανάλυση αντίστοιχων περιπτώσεων τις οποίες αντιμετώπισε κάθε εταιρία- υποψήφιος
  • Περιγραφή διαδικασιών και τρόπου χειρισμού του λογαριασμού
  • Τρόπο χρέωσης

Εφ’ όσον αναζητάτε συνεργάτη για μακροπρόθεσμη συνεργασία και όχι για ένα συγκεκριμένης διάρκειας πρόγραμμα επικοινωνίας, δεν ωφελεί να ζητήσετε από τις εταιρίες να σας προτείνουν συγκεκριμένες προτάσεις. Αυτό θα ήταν αναποτελεσματικό για εσάς αν υπολογίσουμε ότι το υλικό που μπορείτε να θέσετε στη διάθεσή τους στη συγκεκριμένη φάση, περιορίζεται σε γενικά στοιχεία.

Αν παρ’ όλα αυτά επιθυμείτε να σας υποβληθούν στρατηγικά σχέδια καθώς και δημιουργικές λύσεις, θα πρέπει να προβλέψετε την κάλυψη των εξόδων προετοιμασίας καθώς και την αμοιβή των αντίστοιχων ανθρωποωρών. Επιπρόσθετα, θα πρέπει να αποστείλετε στις εταιρίες συγκεκριμένο brief, παρέχοντας στοιχεία από έρευνες ή/και εμπιστευτικές πληροφορίες προκειμένου να λάβετε προτάσεις προσαρμοσμένες στις συγκεκριμένες ανάγκες και απαιτήσεις σας.


6ο βήμα - Συνάντηση με τις υποψήφιες εταιρίες
Με βάση τις γραπτές παρουσιάσεις των εταιριών, μπορείτε να επιλέξετε αυτές που πλησιάζουν περισσότερο στις απαιτήσεις σας. Η προσωπική επαφή είναι ένας από τους βασικούς παράγοντες που θα σας βοηθήσουν στην τελική επιλογή της κατάλληλης εταιρίας.
Για κάθε παρουσίαση θα πρέπει να υπολογίσετε περίπου δύο ώρες, με το μισό περίπου από τον χρόνο αυτό αφιερωμένο σε ερωτήσεις και απαντήσεις.
Καλό θα ήταν οι παρουσιάσεις να διεξαχθούν στο χώρο κάθε εταιρίας προκειμένου να σχηματίσετε μία πιο ολοκληρωμένη εικόνα.
Οι επικεφαλής της εταιρίας πρέπει να είναι σε θέση να σας περιγράψουν τον τρόπο με τον οποίο σκοπεύουν να εξυπηρετήσουν τον λογαριασμό σας καθώς και την προτεινόμενη σύνθεση της ομάδας μεταξύ των στελεχών που διαθέτει η εταιρία. Επίσης, κατά τη διάρκεια της παρουσίασης καλό θα ήταν να επιδιώξετε να συναντήσετε τουλάχιστον τα βασικότερα μέλη της ομάδας αυτής και να συζητήσετε μαζί τους προκειμένου να διαπιστώσετε την εμπειρία τους.


7ο βήμα - Η απόφαση

Προκειμένου να διευκολύνετε την απόφασή σας κατά τη διάρκεια των παρουσιάσεων προτείνεται η κατάρτιση ενός καταλόγου βαθμολογίας με βάση τις απαιτήσεις σας, τον οποίο θα συμπληρώνετε άμεσα έπειτα από κάθε παρουσίαση.
Θυμηθείτε ότι η καλύτερη εταιρία είναι εκείνη που επεκτείνει την πρότασή της πέρα από το προφανές. Η κάλυψη όχι μόνο των τρεχουσών αναγκών αλλά και η πρόβλεψη των μελλοντικών συνθηκών της αγοράς και απαιτήσεων του κοινού- στόχος αποτελεί ουσιαστικό παράγοντα επιλογής.


Σε κάθε περίπτωση μην ξεχνάτε ότι η συγκεκριμένη επιλογή θα αποτελέσει την αρχή μίας στενής συνεργασίας η οποία θα απαιτήσει και από την πλευρά σας την αφιέρωση χρόνου σε προσωπικές συνεργασίες. Για το λόγο αυτό, η προσωπική «χημεία» και η εγγύτητα αποτελούν απαραίτητη προϋπόθεση επιτυχίας.


Πηγή: Public Relations